Apie laiko planavimą. „Žmonės nuolat kartoja, kaip jiems trūksta laiko. Kartodami jie save įtikina, kad taip yra iš tikrųjų ir pamiršta vieną akivaizdžią tiesą, kad mes visi turime 24 valandas. Jūs turite, aš turiu ir prezidentas turi tas pačias 24 valandas. Tai ne laiko trūkumo klausimas, tai prioritetų klausimas, “ – sako asmeninio efektyvumo ugdymo treneris Tomas Kaulinskas, pokalbyje dalyvauja trenerio asistentė Julija Kuodienė. Ved. Violeta Melnikienė
Vasarą turime labai daug lūkesčių, svajonių ir visas jas norime įgyvendinti. Kaip planuojate savo vasaras, atostogas?
Iš esmės atostogų planavimas turėtų būti atliekamas ne vasarą, o žiemą, ir geriausiai – iki atostogų likus metams. Kiek tenka bendrauti su žmonėmis, kurie dirba tam, kad gyventų (nes daugelis žmonių gyvena tam, kad dirbtų ir apart darbo mažai ką mato) – tokie žmonės planuoja atostogas prieš metus, o jų planavimas atrodo labai įdomiai. Pasiėmę visų metų kalendorių, jie susidėlioja vasaros atostogas. Tiesa – kiek kitaip, nei daugeliui įprasta – planuojamos ne tik atostogos su šeima. Visų pirma paskiriamos atostogos tik sau: be antros pusės, be vaikų, tiesiog pabūti su savimi, pailsėti, apmąstyti, persidėlioti tam tikrus prioritetus gyvenime. Antras planavimo etapas – atostogos su artimiausiais žmonėmis (antra pusė, vaikai). Vėliau kalendorius yra koreguojamas, nes gyvenimo tempas didėja. Jeigu prieš 5 metus žmones dar stebindavo, kad pora šeimoje turi Google kalendorius ir vienas su kitu tais kalendoriais dalinasi, žiūri, kada kuris yra laisvas, tai dabar sutinku pakankamai daug žmonių, kuriems tai jau tapo norma.
Gal būtų neblogai kartais atostogauti ne visai šeimai, o, pavyzdžiui, tėčiui su vaikais, arba mamai su vaikais atskirai, jeigu skiriasi pomėgiai... Galima būtų labai kūrybiškai pažiūrėti į šį dalyką, o ne kaip į kažkokią tragediją, kad reikia pabūti atskirai? Kartais norisi pailsėti nuo kitų.
Sakyčiau, kad būtina pailsėti. Gerų santykių vardan. Kai kalbuosi su žmonėmis, daugeliui ši idėja būna dar labai neįprasta, dažnai galvojama, jog antra pusė nesupras arba neišleis, o jeigu išleis, tai iškart kils klausimas „su kuo bus keliaujama?“ Paskui tie patys žmonės skundžiasi, kad pavargo vienas nuo kito.
Kai keliauja visa šeima, tarsi išeina taip, jog išsiveža ir dalį namų, buities?
Taip, ir tada atostogos gaunasi tarsi sąlyginės: aplinkos pakeitimas – taip. Šiek tiek kitokia rutina – taip. Bet tikro poilsio, visiško „persikrovimo“ tokiais atvejais nebūna. Ir atvirkščiai – žmonės, kurie išdrįsta skirti laiką tik sau, išvažiuoti atostogų tik su savimi, iš tokių atostogų grįžę stebisi, kaip jiems gerai ir apgailestauja, kad tokių atostogų neturėjo jau daugelį metų. Įdomu ir tai, jog tie patys vaikai ir antra pusė, nenorėję artimojo išleisti, yra laimingi.
Kaip planuoti savo laiką?
12 metų dirbu su laiko planavimo tema ir štai ką pastebiu: žmonės nuolat kartoja, kad jiems trūksta laiko poilsiui ir save įtikina, jog iš tikrųjų taip ir yra. Pamiršta, kad visi turi tas pačias 24 valandas. Nuolat per galvas besiverčiantys savęs nepaklausia – kodėl kiti spėja, o aš ne? Esmė yra ne laiko trūkume, o prioritetuose. Kiekvienas iš mūsų savo laiką skiriame tiems dalykams, kurie mums yra svarbiausi. Kai žmogus sako: „aš labai norėčiau daugiau laiko skirti vasaros atostogoms, bet negaliu, nes dabar reikia skirti laiko darbui“, iš tiesų meluoja sau ir kitiems. Realybė yra tokia, kad darbas tam žmogui yra svarbesnis, negu atostogos.
Vienoje paskaitoje girdėjau, kad žmogus savaitės darbą gali padaryti per 24 valandas, jei mokės gerai susikoncentruoti ir paskirstyti laiką.
Taip, tai tiesa. Aš pats matau žmones, kurie neatostogauja 4-5 metus, ir taip pat matau tokius, kurie per dieną dirba 2-3 valandas, atlieka visus darbus ir dar randa laiko sporto klubui, vaikams, draugams. Jie taip gyvena, tokia jų kasdienybė. Tokių žmonių prioritetai - dėmesys poilsiui, šeimai, na o darbas yra derinamas prie šių dalykų. Tiesa ta, kad jei žmogus, kuriam darbas yra svarbiausias, pradės geriau planuoti, efektyviau pildyti savo kalendorių, jis tiesiog prisirašys dar daugiau darbų.
Ką patartumėte tokiam žmogui?
Visų pirma – pripažinti, kad jo prioritetai yra kitokie, nei jis mano. Kai pripažįsta, jog yra priklausomas nuo darbo, žmogus įgauna galią keisti savo situaciją. Tokiu atveju reikia mažinti tai, nuo ko jis yra priklausomas – kaip ir kovojant su kiekviena priklausomybe. Šiuo atveju patarčiau nebedirbti savaitgaliais, įsivesti tokią griežtą taisyklę. Darbo dienomis – kiek nori, kaip nori, tačiau savaitgaliai turi būti be darbų. Laiką reikėtų skirti šeimai, hobiui, sportui, poilsiui.
Kai žmogus išdrįsta nebedirbti savaitgaliais, turėtų planuoti darbus taip, kad sutrumpintų darbo dieną. Pradėti reikia mažais žingsniais, o ne radikaliai (pavyzdžiui, dirbus nuo 8 iki 19val laiką sutrumpinti valanda – dirbti nuo 8 iki 18val). Labai svarbu, kad nuo darbo likęs laikas būtų užimtas kažkuo kitu. Tarkime, 19val žmogus turėtų būti sporto klube, užsiimti su vaikais, lankytis įvairiuose renginiuose ir t.t. Laikas turi būti leidžiamas turiningai. Priešingu atveju labai greitai grįžtama prie senų įpročių.
Darbo dienos pietų ar pusryčių sąskaita trumpinti nevalia. Šiais laikais tai yra populiari tema – kad padarytų daugiau darbų, žmonės nepusryčiauja, nepietauja, arba pietauja prie kompiuterio. Pertrauka yra skirta ne tik pavalgyti, bet ir pailsėti. Daugelis atliktų smegenų tyrimų įrodo: žmogus efektyvus gali būti 2 valandas. Vėliau, jeigu nedaroma pertrauka, efektyvumas pastebimai krenta.
„Dirbkite lėtai, nes tik taip išsaugosite efektyvumą“ - kaip pakomentuotumėte šį teiginį? Pastebėjau, kad žmogus, kuris choleriškai kimba į darbą, labai daug blaškosi, atlieka daug nereikalingų judesių, o tas, kuris kryptingai ir ramiai viską susidėlioja, su darbais susitvarko greitai.
Taip, jeigu kalbama apie nuoseklumą, racionalumą, nesiblaškymą, tada visiškai su tuo sutinku. Reikėtų uždrausti sau šokinėti nuo darbo prie darbo, kol atliekamas darbas dar nėra baigtas. Blaškymasis sekina žmogų, nes besiblaškant gebėjimas sutelkti dėmesį vis labiau senka – dėmesys pasidalina tarp keleto dar neužbaigtų darbų.
Žmones suklaidina įsitikinimas, jog nuoseklumo į gyvenimą įneš ir laiką planuoti padės įvairios laiko planavimo programėlės telefone. Per 10 metų nesutikau žmogaus, kuriam pavyktų kokybiškai planuoti laiką naudojant elektroninę programėlę. Popierinis kalendorius suformuoja įprotį planuoti laiką ten, o tik tada galima bandyti naudotis programėle. Žmonės, kurie 3-5 metus kankinasi bandydami išmokti kokybiškai planuoti laiką programėlėse, naudodamiesi popieriniu kalendoriumi suformuoja įprotį planuoti laiką per 3-4 mėnesius.
Įdomu, ar laiką planuoti reikia kitai dienai, savaitei ar visam mėnesiui?
Turint omenyje šiandieninio gyvenimo tempą, kokybiškai susiplanuoti galime tik vieną dieną: šiandien vakare (arba iš ryto – kaip patogiau) atsisėdau ir susidėlioju visą darbo dienos planą, ką tiksliai darysiu. Reikėtų vengti dažnos klaidos, kai sekmadienį bandoma susiplanuoti visą savaitę į priekį, ir dar labai tiksliai. Dažnu atveju jau po poros dienų planas pradeda griūti.
Kitas svarbus etapas planuojant vieną dieną yra išskirti tris svarbiausius darbus, kuriuos reikia padaryti. Žmonės dažnai galvoja, kad kuo daugiau darbų padaro, tuo geresni laiko planuotojai yra. Tai – visiška iliuzija. Laiko planavimo efektyvumas turi būti matuojamas ne suplanuotų darbų kiekiu, o darbų atlikimo kokybe. 20% darbų sukuria 80% vertės. Likę 80% darbų kartais gali būti nepadaryti, ir niekas nesugriūna.
Yra žmonės, kuriems patinka šokti tango, ir yra žmonės, kurie mėgsta šokti ant grėblio. Pastarieji – tie, kurie dienos darbus pradeda nuo smulkių užduočių vietoje to, kad iškart imtųsi svarbiausių. Vienas, antras, trečias smulkus darbas – taip prabėga diena, dingsta energija, o svarbūs darbai lieka nepadaryti.
Kas šiandien „suryja“ daugiausiai laiko mūsų darbe ir kaip su tuo tvarkytis?
Elektroninis paštas. Griežta taisyklė – el.paštą tikrinti reikia daugiausiai 4-5 kartus per dieną. Žinoma, jeigu jūsų darbas – elektroniniu paštu konsultuoti žmones, tuomet ši taisyklė negalioja. Visais kitais atvejais numatytas laikas vienam tikrinimui – 15min. Patikrinus vertėtų iškart uždaryti pašto programą, kitaip dėmesys gali būti vėl atitrauktas. El. paštą rekomenduočiau tikrinti ryte, tada 15 min. iki pietų, kelios valandos po pietų ir prieš darbo dienos pabaigą. Žmonės dažnai baiminasi, kad jei į kolegos parašytą laišką nebus sureaguojama akimirksniu, nutiks kažkas blogo, tačiau taip nėra. Jeigu reikės, kolega ateis pasikalbėti gyvai arba paskambins.
Koks dar dalykas „pavogia“ daug mūsų laiko?
Visi socialiniai tinklai, mesendžeriai, „Skype“, „Viber“ programėlės... Žmonės, turintys bėdų su planavimu ir produktyvumu, dažnu atveju pastoviai laiko įjungtas „Facebook“, „Skype“ programas. Vieną minutę jie dirba, kitą atsakinėja visiems parašiusiems. Tokių žmonių produktyvumas yra labai žemas, jie nuolat blaškosi, o iki pietų jau būna pavargę, jiems reikia kavos arba energetinio gėrimo, kad vėl sugebėtų dirbti produktyviai.
Kaip be visų šių programėlių gyventi tiems žmonėms, kurie nori būti visų dėmesio centre?
Reikia sumažinti jų naudojimą iki protingo minimumo. Žinutes tikrinti 2-3 kartus per dieną, sąmoningai pasiskirtu laiku.
Papasakokite apie su laiko planavimu susijusias „nuodėmes“.
Reikia išmokti pasakyti „ne“. Baimės tam šaknys siekia dar mūsų vaikystę, kai paprasčiausiai norėjome būti visų mylimi. Deja, viskas baigiasi tuo, kad žmogus tampa visų išnaudojamas.
Kitas dalykas – noras per labai trumpą laiką padaryti labai daug. Tai didžiulė klaida, kurios rezultatas – stresas, kai žmogus nieko nespėja. Taip pat dažnai žmonės prisiima per daug įsipareigojimų, įvairių projektų ir renginių. Man keista, kai žmonės didžiuojasi savimi: „esu trijų įmonių vadovas, dalyvauju penkiuose projektuose...“ Blogai. Pamirštama, kad geriausius rezultatus pasiekia tie, kurie koncentruojasi, kurie yra vienos srities profesionalai. Aš pats kažkada taip elgiausi, ir viskas baigėsi labai dideliu lėtiniu nuovargiu, kai nebegalėjau nieko dirbti. Tiesa ta, kad kuo labiau žmogus įsigilinęs į tam tikrą temą, tuo jis vertingesnis kaip profesionalas, kaip specialistas. Toks žmogus – nesvarbu, ar geras laikas, ar krizė – bus reikalingas.
Svarbus dalykas yra miegas. Žmonės bando daug nudirbti miego sąskaita, kol galų gale pradeda kankinti nemiga, imuninė sistema „išeina iš rikiuotės“. Tada emociniai „šokinėjimai“ tampa nebevaldomi, darosi sunku susikaupti. Tyrimų metu nustatyta, jog 2-3 dienas kokybiškai neišsimiegojusio žmogaus koordinacija yra prilyginama išgėrusio ar nuo psichotropinių medžiagų apsvaigusio žmogaus koordinacijai.
Daugelis žmonių mano, kad miegui pakanka skirti 5-5,5val per parą. Kai tokių žmonių paklausiu, kodėl taip su savimi elgiasi, jie teigia, kad grįžę po darbo tvarkosi, gamina vakarienę, pabendrauja su artimaisiais ir... sėdi socialiniuose tinkluose. Taip elgdamiesi jie mano, kad skiria laiką sau. Tokiems žmonėms sakau, kad apie laiko planavimą pamirštų, nes jų smegenys yra „perkaitintos“.
Suaugę žmonės neretai labai keistai žiūri į pasiūlymą eiti miegoti 22-22:30val ir išmiegoti mažiausiai 7val. Visgi pamėginę leisti sau laikytis tokio režimo bent jau 4-5 dienas per savaitę jie būna apstulbę matydami, kaip keičiasi gyvenimo kokybė. Žmonės būna žvalesni, geresnės emocinės būsenos, produktyvumas didėja, darbai padaryti.
Dar vienas svarbus momentas – toks fenomenas kaip „laisvas laikas“ tėra iliuzija. Žmonės sako: „kai turėsiu daugiau laisvo laiko, paskaitysiu knygą, pasportuosiu...“, ir net nesusimąsto, kad laisvo laiko apskritai nėra. Reikia suprasti, kad, jei noriu kažką padaryti, turiu... daryti. Laisvas laikas yra lyg koks miražas dykumoje, kurį galima vytis visą gyvenimą, bet prisivyti - vargu. Kiekvieną minutę kažkuo užsiimame.