Prieš pradedant spręsti bet kokią problemą, itin svarbu ją kuo tiksliau apibūdinti. Nuo to, kiek aiškiai ji bus apibrėžta, priklausys ir tai, kaip greitai ji bus išspręsta.

Apibrėžiant problemą, reikia suprasti, kad skirtingiems žmonėms viena ir ta pati situacija gali atrodyti visiškai priešingai. 

Pavyzdžiui savitarnos kasų įrengimą prekybos centruose vieni gali matyti kaip problemą, nes žmonės praranda darbo vietas, o kiti, kaip kaštų mažinimą, nes nebereikia tokio skaičiaus kasininkų kaip anksčiau. Tam, kad išlaikyti maksimalų objektyvumą, reikia pasižiūrėti į tą pačią situaciją iš skirtingų kampų.

Norint prieiti prie tikrosios problemos ir neapsistoti ties pasekmėmis, labai praverčia „5 kodėl?“ metodas. 

Iš pažiūros šis įrankis atrodo toks paprastas, kad net nevertas rimtesnio dėmesio. Pradėjus juo naudotis, paaiškėja, jog tai nuostabus praktinis metodas, leidžiantis pamatysi tikrąsias problemos priežastis ir imtis jų, vietoje to, kad susitelkti į problemos pasekmes, kurios būna paviršiuje ir kartais atrodo, kaip tikrosios priežastys, kurias ir reikia eliminuoti.

Kaip naudotis šiuo metodu?

1. Užduokite sau klausimą: „Kodėl kilo ši problema?“ Atsakymą užrašykite po problema.

Pavyzdžiui: problema – pardavimų vadybininkas nepasiekia jam iškelto mėnesio pardavimų tikslo.

Kodėl kilo ši problema? Vadybininkas nepadaro reikiamo susitikimų skaičiaus su potencialiais klientais.

2. Dabar, matant atsakymą, dar kartą savęs paklauskite: „O kodėl kilo ši problema?“ Atsakymą užrašykite.

Kodėl vadybininkas nepadaro reikiamo susitikimų skaičiaus su potencialiais klientais?

Nes jis nepadaro reikiamo skambučių skaičiaus, kurie leistų suderinti reikiamą susitikimų skaičių.

3. Žiūrint į antrą atsakymą vėl savęs paklauskite: „O kodėl kilo ši problema?“ Atsakymą vėl užrašykite.

Kodėl vadybininkas nepadaro reikiamo skambučių skaičiaus?

Nes jis teigia, kad nespėja.

4. Ir vėl užduokite sau klausimą: „O kodėl kilo ši problema?“ Atsakymą užrašykite.

O kodėl vadybininkas nespėja?

Nes per daug laiko skiria antraeiliams darbams, kurie ne tokie svarbūs.

5. Ir vėl užduokite sau klausimą: „O kodėl kilo ši problema?“ Atsakymą vėl užrašykite.

Kodėl vadybininkas sau leidžia užsiiminėti antraeiliais darbais, vietoje to, kad sutelktų dėmesį į tai, kas svarbiausia?

Nes pardavimų vadovas nepakankamai griežtai kontroliuoja vadybininko darbą ir jo darbo rezultatą.

Štai ir prieita prie tikrosios problemos, kodėl vadybininkas nepasiekia savo pardavimo tikslų. Ir, kaip matote iš pavyzdžio, jei nepasigilinus būtų imta spręsti pasekmes, tai neduotų jokio esminio pokyčio ir problema vėl atsikartotų, o pasižiūrėjus atidžiau paaiškėjo, kad spręsti šią situaciją reikia net ne su pardavimų vadybininku, o su pardavimų vadovu.

Ar tai reiškia, kad visuomet reikia užduoti būtent 5 kodėl? Ne. Kartais gali pakakti 3, o kartais reikės ir 8. Šis metodas buvo taip pavadintas, nes jo kūrėjai pastebėjo, kad vidurkis yra būtent 5.